Veelgestelde vragen
Het juiste factuurprogramma voor jouw bedrijf hangt af van wat je gaat factureren. Denk hierbij aan:
- Uren: Je rekent de gewerkte uren af tegen een uurtarief.
- Producten: Je factureert voor de verkoop van fysieke producten.
- Abonnementen: Je brengt een vast bedrag per periode in rekening, dat gedurende een langere termijn hetzelfde blijft.
Sommige factuurprogramma’s bieden de mogelijkheid om diensten of producten toe te voegen en te beheren. Hierdoor kun je sneller en eenvoudiger facturen opstellen door simpelweg te kiezen uit een keuzemenu. Je voert het aantal in en de software berekent automatisch het btw- en factuurbedrag.
Voor het factureren van abonnementen kun je met bepaalde programma’s volledig geautomatiseerd facturen opstellen en versturen. Je stelt de factuur en de facturatieperiode één keer in, waarna de software alles verder automatisch afhandelt.
Er zijn leveranciers die binnen een bepaald pakket een beperkt aantal facturen per jaar toestaan. Wil je meer facturen versturen, dan heb je een uitgebreider en duurder pakket nodig.
Een goedkoper pakket kan aantrekkelijk lijken, maar dit heeft vaak een limiet op het aantal facturen dat je kunt versturen. Als je minder facturen verstuurt, is dit pakket waarschijnlijk voordeliger voor jou.
Echter, als je meer facturen verstuurt of verwacht dat je bedrijf en het aantal facturen het komende jaar zal groeien, is een ander, uitgebreider pakket waarschijnlijk een betere keuze.
Voor het versturen van facturen heb je globaal de volgende opties:
- Versturen als PDF-bestand per e-mail: Je maakt je facturen in een factuurprogramma en verstuurt deze als PDF-bijlage in een e-mail of per post.
- Meesturen van bijlagen: Je kunt bijlagen toevoegen aan de factuur, zoals een urenverantwoording of een brochure.
- Direct vanuit het programma versturen: Je verstuurt de factuur rechtstreeks vanuit je factuurprogramma naar je klanten.
- Versturen als e-factuur: Je verstuurt facturen direct naar het systeem van je klant. De e-factuur verschijnt als boekingsvoorstel in het systeem van je klant. Een e-factuur is een UBL-bestand dat zo is gestructureerd dat de software de gegevens herkent en automatisch verwerkt.
De beste manier om facturen te versturen hangt af van de wensen en behoeften van je klanten. Werk je bijvoorbeeld veel voor de overheid? Dan is e-facturatie het overwegen waard, aangezien overheidsinstellingen deze manier van factureren ondersteunen en je hiermee veel tijd kunt besparen.
Factuurprogramma’s verschillen in de mate waarin je de facturen zelf kunt vormgeven:
- Met een factuur template: Bij een standaard factuur is de vormgeving grotendeels vastgelegd. Je kunt echter de indeling aanpassen en je eigen logo toevoegen.
- Factuur zelf vormgeven: Je hebt volledige vrijheid om de factuur zelf te ontwerpen. Bepaal de gehele indeling, het kleurgebruik, het lettertype, de huisstijl en de layout.
De meeste aanbieders bieden vaak handige templates of een tool om je factuur volledig zelf te ontwerpen. De software zorgt er altijd voor dat je voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst.
Factuurprogramma’s verschillen in de betaalmogelijkheden die ze bieden. Je kunt meerdere betaalopties aan een factuur toevoegen:
- Automatische incasso: Je incasseert zelf het factuurbedrag van de rekening van de klant.
- Betalen op rekening: Je biedt klanten de mogelijkheid om op rekening te betalen. De klant betaalt de factuur vervolgens via een overschrijving.
- Via iDeal: Je voegt een iDeal-betaalverzoek aan je factuur toe zodat klanten direct via internetbankieren kunnen betalen.
- Via PayPal: Je voegt een PayPal-betaallink aan je facturen toe zodat klanten kunnen inloggen op hun PayPal-account en zo de factuur betalen.
- Met creditcard: Via een link op je factuur kunnen klanten hun creditcardgegevens invullen en de factuur betalen.
Tip: Bied je klanten zoveel mogelijk betaalmogelijkheden. Onderzoek toont aan dat hoe meer betaalopties je klanten hebben, hoe sneller je facturen worden betaald. Vaak heb je hiervoor wel een Payment Service Provider (PSP) nodig die je koppelt aan de software.
Je kunt betalingen op verschillende manieren verwerken in de software:
- Handmatig: Je logt in bij je bank en voert de betalingen handmatig in het factuurprogramma in.
- Deels handmatig: Je importeert de bankafschriften zelf via een gangbaar bestandsformaat (MT940, CSV of XML) in je factuurprogramma. Vervolgens worden de betalingen automatisch verwerkt.
- Volledig automatisch: Een automatische bankkoppeling stuurt transacties automatisch naar je factuurprogramma. Afhankelijk van je bank gebeurt dit real-time of binnen een werkdag.
Advies: Het automatiseren van de verwerking van betalingen is voor iedere ondernemer handig. Hoe meer betalingen je verwerkt, hoe beter een bankkoppeling rendeert. Je bespaart veel tijd, hebt altijd een actueel overzicht in je factuurprogramma en de kans op fouten is nihil.
Als je regelmatig dezelfde dienst of hetzelfde product aan een klant levert, heb je vaak verkoopfacturen die (bijna) identiek zijn. Met een factuurprogramma kun je veel administratieve handelingen automatiseren.
De volgende opties kunnen bijzonder handig zijn:
- Periodiek factureren: Met deze optie verstuurt je factuurprogramma automatisch een nieuwe factuur per periode (bijvoorbeeld maandelijks) met de juiste gegevens, zoals factuurnummer en bedrag.
- Automatische incasso vanuit het programma: Je kunt een digitale factuur automatisch bij je klanten incasseren. Dit doe je door incassobatches aan te maken in je factuurprogramma en de opdracht rechtstreeks naar je bank te versturen, zonder dat je hoeft in te loggen bij je bank.
Kortom, als je vaak hetzelfde bedrag in rekening brengt voor dezelfde klant of werkt in abonnementsvorm, overweeg dan een factuurprogramma met deze automatiseringsmogelijkheden.
Je kunt zelf het betalingstraject van klanten in de gaten houden en betalingsherinneringen handmatig versturen. Maar met sommige factuurprogramma's kun je het versturen van betalingsherinneringen volledig automatiseren.
Tip: Wil je verschillende betalingstermijnen hanteren voor klanten? Deel je klantenbestand in groepen in en stel per klantgroep een apart betalingstraject in.
Je kunt zelf het betalingstraject van klanten in de gaten houden en betalingsherinneringen handmatig versturen. Maar met sommige factuurprogramma's kun je het versturen van betalingsherinneringen volledig automatiseren.
Heb je regelmatig te maken met niet-betalende klanten? Door het automatiseren van je betalingsherinneringen bespaar je veel tijd.
Tip: Wil je verschillende betalingstermijnen hanteren voor klanten? Deel je klantenbestand in groepen in en stel per klantgroep een apart betalingstraject in.
Je kunt je inkoopfacturen en bonnetjes op de volgende manieren verwerken:
- Handmatig: Je voert de factuurregels handmatig in, bijvoorbeeld van een papieren factuur of PDF-bestand, in je factuurprogramma. De factuur moet je vervolgens nog fysiek bewaren.
- Via een digitale inbox: Je gebruikt een specifiek e-mailadres waar leveranciers pdf-facturen naartoe sturen. Het pakket slaat de facturen op, waarna je de gegevens overtypt in het factuurprogramma om er een factuurregel van te maken.
- Met een scan en herken-functie: Je scant of maakt een foto van de factuur. De software herkent de gegevens op de factuur en zet ze automatisch als boekingsvoorstel in je pakket. Aan deze functie zijn vaak extra kosten verbonden die variëren per pakket.
- Met e-facturatie: Met e-facturatie ontvang je facturen van leveranciers rechtstreeks in je factuurprogramma als boekingsvoorstel. Een e-factuur is een UBL-bestand waarbij de gegevens zo zijn gestructureerd dat jouw software deze herkent en automatisch verwerkt.
Ontvang je veel inkoopfacturen? Dan bespaar je met een scan en herken-functie veel tijd. De meerprijs van deze functie kan snel uit bij een gemiddeld uurtarief. Werk je veel samen met de overheid? Dan is e-facturatie het overwegen waard, aangezien overheidsinstellingen deze manier van factureren ondersteunen en je hiermee tijd bespaart.
Foto maken van bonnetjes
Heb je veel bonnetjes? Bijvoorbeeld van zakelijke etentjes, tankbonnen of aankopen in de winkel? Dan moet je zeker de volgende overweging maken...
Veel aanbieders hebben ook een gratis mobiele app. Naast je computer heb je via je telefoon of tablet eenvoudig toegang tot je factuurprogramma. Een groot voordeel hiervan is dat je met een app heel eenvoudig bonnetjes kunt opslaan in je programma. Je maakt via de factuurapp op je smartphone een foto van het bonnetje. Vervolgens wordt het bonnetje opgeslagen in de software en kun je het fysiek weggooien.
Tip: Leer jezelf aan om direct bij ontvangst van een bonnetje een foto hiervan te maken. Zo voorkom je dat je bonnetjes kwijt raakt of ze achteraf moet opzoeken.
Veel facturatiesoftware kan meer dan alleen facturen maken en versturen. Door verschillende processen in één pakket te integreren kun je sneller werken en tijd besparen.
Enkele voorbeelden:
- Projectmanagement: Beheer eenvoudig meerdere projecten in de software. Zo heb je in één programma inzicht in de voortgang, het budget en het aantal uren dat aan een project is besteed.
- Rittenregistratie: Hou je ritten bij in hetzelfde systeem. Een handige aanvulling als je veel onderweg bent voor je werk.
- Relatiebeheer: Beheer alle gegevens van je klanten in één systeem met een CRM. Je hebt al je klantgegevens (inclusief contactmomenten en financiële status) op één plek.
- Offertes: Automatiseer de administratie van je verkoopproces. Laat je klanten offertes online accepteren en zet ze direct om in een professionele factuur.
- Boekhouding: Beheer de boekhouding in hetzelfde systeem. Zo hoef je al je gegevens en data maar één keer in te voeren en verwerk je alle facturen direct in de boekhouding.
Tip: Bedenk goed of je meerdere processen in één pakket wilt beheren of juist losse tools wilt gebruiken.
Gebruik je al (zakelijke) software? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van een koppeling tussen je factuurprogramma en andere software.
Met deze koppelingen bespaar je veel tijd, doordat je gegevens dan maar één keer hoeft in te voeren of aan te passen. De programma’s synchroniseren vervolgens de gegevens automatisch.
Denk bijvoorbeeld aan een koppeling tussen je urenregistratie en facturatie. Stel je wilt gewerkte uren factureren aan een klant. Je kunt de uren dan eenvoudig importeren vanuit je urenregistratie op de factuur. Ook voeg je zo eenvoudig een urenverantwoording toe aan je factuur.